Factura electrónica, moda ecológica o una estafa que evitará que reclames....

De un tiempo a esta parte la mayor parte de empresas, junto con la euforia ecologista que nos inunda, nos están instando a que nos pasemos a la factura electrónica. En principio nos lo plantean de una forma que parece que son todo ventajas,

* Disponible desde el momento que se emite, no hay que esperar a que el correo llegue a tu casa.
* Respetable con el medio ambiente, no se utiliza papel, no se gasta ni en sobres ni en sellos ni tampoco en personal que lo ensobre y lo lleve a correos o de correos a tu casa.
* Posibilidad de consultar los últimos x meses
* Servicio totalmente gratuito

Pero la realidad es muy distinta

* La factura tradicional la recibes puntualmente en tu buzón mientras que la electrónica no la recibes, eres tu quien tiene que ir a por ella
* La factura tradicional la consultas cuando llega, la electrónica solo si vas a por ella. Dado que la mayor parte de las empresas ni siquiera te avisan de la llegada es fácil que dejemos de ver alguna de ellas, por lo general dan un amplio margen para que puedas ir a por ella, que suele oscilar entre 3 y 6 meses. Es decir, si en 3 meses no has visto la factura ya no vas a poder verla, y por consiguiente reclamar.
* La factura tradicional puedes decidir si la quieres guardar, tirarla a la destructora, a la basura o reciclarla, la electrónica solo si vas a por ella y la guardas la podrás guardar.

No obstante hay otros aspectos que creo que son interesantes a tener en cuenta

Seguridad: Con la factura electrónica complicamos la seguridad, primero porque nos obliga a registrarnos y a acceder periódicamente, lo cual quiere decir que mis datos pueden verse expuestos al estar en más sitios, tanto por estar replicados en más sitios como o incluso descuidos o negligencias por parte del usuario. Muchos usuarios utilizan la misma contraseña para todos los sitios webs, y lo mires por donde lo mires, el usuario final no tiene capacidad para cambiar las contraseñas para cada sitio, por lo que al final tiende a usar siempre la misma. ¿Que seguridad tengo que las empresas otros empleados de la misma hagan uso de ellas y accedan a correo electrónico, banco etc? ¿qué garantía tengo de qué mis datos personales no serán robados por alguna vulnerabilidad que se descubra? Algunas empresas, como por ejemplo un banco, invertirán en seguridad, pero otras empresas no disponen de recursos suficientes, ni conciencia de la necesidad y no lo harán.

Accesibilidad: Las facturas por correo ordinario las recibes por correo ordinario y ya las tienes disponibles, desde ese momento hasta que me deshago de ellas, cuando me llega la orden del banco ya se que se ha efectuado el cargo. También puedo hacer aviones de papel, ponerlos en la parte baja del cubo de basura por si esta gotea o escanear la y compartirla vía facebook en mi muro. En el caso electrónico el concepto es otro. Desde la fecha que estime puedo ir entrando a la web del emisor hasta que este se digne en ponerla, algunos te mandan un email para que sepas que está disponible. La operación puede repetirse para verificar que el cargo en el banco se corresponde. No obstante acceder al pdf puede ser una odisea. Muchas de las webs fallan una y otra vez. Eso si, si te empeñas acabarás accediendo, pudiéndola descargar, imprimir, darle los mismos usos que a la que te envían, e incluso ponerla en tu muro de facebook sin necesidad de escanearla.

Disponibilidad: Las facturas que llegan al buzón están disponibles desde que te llagan hasta que las borras. Las electrónicas no, salvo que las descargues y archives por tu cuenta, suelen estar disponibles entre 2 meses y un año, aunque normalmente suelen ser un par o tres recibos. Si te has olvidado del tema ya has perdido tu derecho a la factura, y, obviamente a posibles reclamaciones.

Coste: En principio ambos servicios son gratuitos, pero para no tener que abonarte el ahorro que a ellos les supone no tener que enviarte la carta, poco a poco van optando por cobrarte los 32-35 céntimos del sello, que a buen seguro pasará a ser en unos años a un eurito la carta.De esa forma pueden asegurarse que se ahorran en todos los casos el coste postal. La operación es simple, si el mantenimiento del correo postal les supone 40 céntimos, un millón de clientes son 400000€ es decir más de los que les cuesta la plataforma online, y como las facturas tienen la costumbre de repetirse todos los meses, esos 400000€ por millón pasan a ser una costumbre mensual, que no se repercuten en una mejora para el usuario.

Perspectiva: Con una factura impresa podemos revisarla, compararla unas con otras cuando las pones frente a frente. Esto se pierde con la electrónica. Cierto que puedes imprimirla, colaborando así a la tala indiscriminada de árboles, pero no más cierto que esta es la opción por la que optará un pequeño porcentaje de usuarios. Ciertamente son pocos los que deciden guardarla en su disco duro y de esos probablemente la mayoría serán incapaces de acceder a ellos si les surge una duda (la mayoría suelen optar por volver a la web) En este escenario prácticamente nadie las acaba imprimiendo, cierto es que mucha gente no guarda las facturas, pero dudo que ese porcentaje se acerque ni de lejos al que no va a guardar las electrónicas. Perdemos, por supuesto la perspectiva histórica al no poder ver muchas facturas, resulta complicado comparar la factura de un año con la del anterior. Por ejemplo, la factura de la luz, no podemos saber si hemos consumido más luz que el mismo periodo del año pasado si no vemos ambas, no digamos si nos referimos a años anteriores....

Reclamaciones: Este es otro punto a favor de los emisores de las facturas. Como la tendencia es acabar aborreciendo el sistema, lo normal es que dejemos de revisar las facturas, eso se traduce en menos quejas, con ello los facturantes pueden reducir sus costes (adicionales a los anteriores) Para poder reclamar es necesario haber revisado antes la factura, entenderla y compararla si es preciso, pero a este punto ya no se suele llegar. Tampoco es necesario que esto se traduzca en beneficio alguno para el usuario.

Como tampoco quiero faltar a la verdad, ciertamente hay quien sortea entre todos aquellos que disponen de factura electrónica algún tipo de regalo, un ipad, por ejemplo. Pero esto es solo un caramelo, puesto que el ipad lo sortean entre los que se pasan a la factura electrónica, cuando lo hacen, y ya hemos visto antes que para el otro lado el beneficio es mensual, no solo el mes que das el paso.

Ciertamente no todo el mundo puede pasar por el mismo rasero, uno de los bancos con los que trabajo me permite consultar todo el histórico desde que trabajo con ellos (más de 20 años) aunque es la excepción a la regla (tampoco he dado de alta todas las facturas electrónicas posibles)


¿Cual sería el paso más lógico?

Yo, como buena parte de la población, estoy igual de preocupado por el medio ambiente que el resto. No veo necesidad de seguir manteniendo todo en papel, este además se acumula sin piedad en los archivadores de mi casa. Aunque tenga sus ventajas el papel, también tiene sus inconvenientes. Personalmente soy partidario de imprimir aquello que realmente se necesita. ¿Y qué se puede hacer para no perderlo todo? Ciertamente el correo ordinario tiene desde hace muchos años un sustituto natural, que se llama correo electrónico. Solo necesito un servidor, un usuario y una contraseña, nada más. Cuando se envia el correo lo recibes. Y lo puedes archivar a tu gusto para tenerlo lo más ordenado posible. Y en caso de necesidad puedes imprimirte una factura, del mes pasado o de hace tres años.

La opción de la plataforma web debería ser siempre un complemento opcional, y, en principio, debería ser un servicio gratuito o complementario al envío por email, ya hemos visto que la plataforma de costea sin problemas con el cambio de correo tradicional a electrónico, pero debería incluir al menos los 6 últimos años. Esto tendría un efecto positivo para la empresa, pues muchos usuarios ni siquiera guardarían la factura en sus equipos, si no, solo en el momento de encontrarse con problemas accederían ala plataforma web.

Otras soluciones, en los últimos años han aparecido otras herramientas online, que permiten almacenar de forma centralizada todos los documentos online. Servicios como www.twindocs.com permiten unificar en un mismo sitio todas las facturas. La idea es buena, en un mismo sitio tenemos todas las facturas de las empresas asociadas al mismo, la mayor pega de estos servicios es que no todas las empresas son compatibles con estos servicios, aparte, logicamente, del coste del servicio.

No se si finalmente voy a creer que los yanquis tienen razón cuando desconfían de lo que aquí nos parece la forma más natural de pagar las facturas, es decir, las domiciliaciones. Ellos y muchos otros desconfían de las docimiciliaciones, y efectúan manualmente los pagos. Algo que aquí cada día se vuelve más complejo, pues las entidades bancarias cada día reducen más esta opción, reduciendo horarios y días para tal fin.

Personalmente, os recomiendo hacer lo mismo que hago yo que es pedir periodicamente que me manden las facturas por medio del email que es el sustituto natural. En mi caso, ya se que es ignorado, pero solo es porque mi opinión no cuenta.